1C Бухгалтерия 8 редакция 2.0 - Использование бланков строгой отчетности для вычета сумм предъявленного поставщиками НДС по командировочным расходам

В соответствии с пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, Постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011г. № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость", при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. В этой статье мы на конкретном примере подробно рассмотрим, как разработчики реализовали в программе вышеназванное положение Постановления Правительства.

Рассмотрим пример.
Организация "Рассвет" применяет общий режим налогообложения – метод начисления и ПБУ 18/02 "Расчет налога на прибыль организаций»".
Организация "Рассвет" приобрела железнодорожные билеты для проезда своего сотрудника Иванова И.И. к месту служебной командировки и обратно. Билеты были выданы сотруднику и использованы им по назначению. По приезду из служебной командировки Иванов И.И. представил авансовый отчет.

Для учета оплаченных авиационных, железнодорожных и т.д. билетов в бухгалтерском учете может использоваться счет 50.03 "Денежные документы". Для организации аналитического учета по данному счету в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 2.0 служит одноименный справочник. Условно назовем билет на проезд к месту командировки – Ж/д билет № 1, а обратный билет – Ж/д билет № 2. Пример заполнения справочника "Денежные документы" показан на рис. 1.

Рисунок 1.

Поступление в организацию железнодорожных билетов можно отразить в программе с помощью документа Поступление денежных документов. В нашем примере мы используем операцию Поступление от поставщика.

На закладке От кого указывается поставщик, договор с ним и счет расчетов (можно использовать счет 76.05 "Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками").
На закладке Денежные документы указываются поступившие железнодорожные билеты и их стоимость. При проведении документ оприходует железнодорожные билеты по дебету счета 50.03 (Дт 50.03 "Денежные документы" - Кт 76.05 "Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками").
Пример документа Поступление денежных документов и результат его проведения приведены на рис. 2.

Рисунок 2.


Выдачу железнодорожных билетов работнику организации в программе можно оформить с помощью документа Выдача денежных документов с операцией Выдача подотчетному лицу.
В документе указывается подотчетное лицо и выдаваемые документы.
При проведении документ спишет стоимость выданных работнику железнодорожных билетов с кредита счета 50.03 в дебет счета 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".
Пример документа Выдача денежных документов с операцией Выдача подотчетному лицу и результат его проведения представлены на рис. 3.

Рисунок 3.


Для учета движения денежных документов в программе используется специальный отчет – Отчет о движении денежных документов. Фрагмент вышеназванного отчета (отчет за один день) показан на рис. 4.

Рисунок 4.

По возвращению из служебной командировки работник обязан в течение трех дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному авансу. К авансовому отчету прилагаются, в том числе, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду.

Связанные с командировкой расходы относятся в бухгалтерском учете к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем организации. Расходы на командировку Иванова И.И. относятся в организации "Рассвет" к общехозяйственным расходам и учитываются в бухгалтерском учете на счете 26.

Данная операция отражается в программе с помощью документа Авансовый отчет, в котором указывается подотчетное лицо и назначение аванса. Мы будем заполнять документ только в части проезда к месту служебной командировки и обратно. Все остальные возможные командировочные расходы в нашем примере мы опустим.

На закладке Авансы указываются полученные подотчетным лицом денежные средства и проездные билеты. Для заполнения табличной части стоимостью выданных подотчетному лицу железнодорожных билетов, необходимо вначале выбрать вид документа аванса – Выдача денежных документов, а потом выбрать конкретный документ, с помощью которого была оформлена выдача.

На закладке Прочее в строке табличной части необходимо указать наименование железнодорожного билета, полученного и использованного работником для проезда к месту служебной командировки, его номер и дату, и указать поставщика. Установить флажки Счет-фактура предъявлен и Бланк строгой отчетности. При установке флажка Бланк строгой отчетности, в реквизиты полученного счета-фактуры (дата и номер) автоматически скопируются реквизиты указанного в строке железнодорожного билета. Далее заполнение строки табличной части происходит обычным образом. Указывается содержание, сумма расхода и ставка НДС, выбираются счета затрат для бухгалтерского учета и налогового учета по налогу на прибыль, аналитика затрат и счет бухгалтерского учета для предъявленного НДС. Аналогичным образом заполняется строка для обратного железнодорожного билета.

Пример заполнения документа Авансовый отчет для нашего примера представлен на рис. 5.

Рисунок 5.

При проведении документ спишет в бухгалтерском и налоговом учете израсходованные суммы с кредита счета 71.01 в дебет счета затрат (в нашем примере счет 26 Общехозяйственные расходы) и по дебету счета 19.04 НДС по приобретенным услугам оприходует суммы предъявленного поставщиком железнодорожных билетов НДС. Будут сформированы записи в регистр накопления НДС Предъявленный.

Результат проведения документа Авансовый отчет представлен на рис. 6.

Рисунок 6.

проведении (записи) документа Авансовый отчет автоматически создадутся документы Счет-фактура полученный с реквизитами указанных бланков строгой отчетности (железнодорожных билетов). Получить доступ к сформированным счетам-фактурам можно на закладке Прочее документа Авансовый отчет, см. рис. 7.

Рисунок 7.

Автоматически сформированный документ Счет-фактура полученный имеет установленный флажок Бланк строгой отчетности. Данный флажок устанавливается только программным способом (при формировании документа из авансового отчета), и недоступен для ручного снятия или установки.

Документ Счет-фактура полученный с установленным флажком Бланк строгой отчетности при проведении не делает запись в регистр Журнал учета счетов-фактур.

В соответствии с п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, заверенные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в журнале учета не регистрируются. Но эти документы (бланки строгой отчетности) должны хранятся не менее 4 лет.

Принять к вычету предъявленные поставщиком суммы НДС при наличии полученного от поставщика счета-фактуры (бланка строгой отчетности) в программе можно двумя способами: с помощью регламентного документа Формирование записей книги покупок в конце квартала или сразу непосредственно в документе Счет-фактура полученный. Бухгалтер может выбрать тот способ, который ему больше нравится. Мы выберем второй способ.

При включенном в документе Счет-фактура полученный флажке Отразить вычет НДС, при проведении в бухгалтерском учете формируется проводка по вычету НДС (Дт 68.02 "Налог на добавленную стоимость" – Кт 19 "НДС по приобретенным ценностям"), списывается регистр НДС Предъявленный и формируется запись в регистр НДС Покупки (запись в книгу покупок).

Автоматически сформированный документ Счет-фактура полученный и результат его проведения представлены на рис. 8.

Рисунок 8.

Осталось только сформировать книгу покупок.
Фрагмент книги покупок организации "Рассвет" за третий квартал 2012 года показан на рис. 9.

Рисунок 9.