1С Бухгалтерия 8 редакция 2.0 - Учет денежных документов

В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2.0 разработаны специализированные документы: Поступление денежных документов и Выдача денежных документов. Для аналитического учета по счету 50.03 "Денежные документы" используется одноименный справочник. Поступление и выбытие денежных документов отражаются в специализированном отчете – Отчет о движении денежных документов. Все перечисленные объекты программы находятся в колонке главного меню, а так же на закладке панели функций с названием "Касса".

В этой статье мы рассмотрим пример одного из возможных вариантов учета талонов на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Например.
Организация "Рассвет" заключила договор купли-продажи ГСМ с автозаправочной станцией (АЗС). Условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автотранспортных средств топливом.

В декабре 2010 года организация перечисляет АЗС предварительную оплату в счет предстоящей поставки ГСМ в сумме 23,600 рублей (в том числе НДС 3,600 рублей) и получает 100 талонов номинальной стоимостью 236 рублей. Водителям было выдано 30 талонов, все талоны были израсходованы. АЗС было отпущено 300 литров бензина на сумму 7,080 рублей (в том числе НДС 1,080 рублей), счет-фактура от АЗС поступил 31.12.2010 года. Согласно путевым листам, количество фактически израсходованного топлива составляет 250 литров.

Бухгалтерский учет талонов на ГСМ зависит от вида талона и момента перехода права собственности на топливо. Считается, что оплаченные талоны на ГСМ, содержащие стоимостную оценку, должны учитываться на счете 50.03 "Денежные документы".

Как мы уже говорили, для аналитического учета денежных документов используется специальный справочник, в котором заполняется наименование денежного документа, его вид, и может указываться номинальная стоимость.

Пример заполнения справочника Денежные документы приведен на рис. 1.

Рисунок 1.
1с учет денежных документов

Перечислим суммы предварительной оплаты АЗС.
Перечисление безналичных денежных средств отражается в программе с помощью документа Списание с расчетного счета. Создается документ в журнале Банковские выписки при получения выписки с расчетного счета, отражающей перечисление денежных средств АЗС. Так как в документе конфигурации Поступление денежных документов предусмотрено использование договора только с видом Прочее, нам придется в документе Списание с расчетного счета использовать операцию Прочие расчеты с контрагентами. Укажем получателя – АЗС и перечисленную сумму – 23,600 рублей. Создадим договор с контрагентом с видом Прочее. Так как мы отражаем предоплату в счет будущих поставок ГСМ, то счет расчетов укажем 60.02 "Расчеты по авансам выданным" и статью движения денежных средств выберем Оплата товаров, работ, услуг и иных оборотных активов.

Пример заполнения документа Списание с расчетного счета и его проводка представлены на рис. 2.

Рисунок 2.
1с оплата товаров
1c оборотные активы

Если организация получила счет-фактуру на аванс от АЗС (в соответствии с п. 12 ст. 171 НК РФ, налогоплательщик имеет право принимать к вычету НДС по выплаченному авансу, но для этого он должен получить от поставщика счет-фактуру на аванс), его надо зарегистрировать в программе. Документ Счет-фактура полученный на выданный аванс удобно сформировать на основании документа Списание с расчетного счета.

Отразим поступление талонов на ГСМ по их стоимостному выражению. Для этого воспользуемся документом Поступление денежных документов с операцией Поступление от поставщика.

Принятие к учету талонов на ГСМ производится по стоимости с НДС, так как в данный момент отсутствуют расчетные первичные документы, в которых была бы указана сумма НДС. На этом этапе есть только акт приема-передачи талонов.

На закладке От кого укажем контрагента – АЗС, договор – Договор на талоны, счет расчетов выберем 60.01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

На закладке Денежные документы укажем денежный документ Талон АИ-95, количество и сумму.
При проведении документ сформирует проводку и оприходует на счет 50.03 "Денежные документы" 100 талонов на ГСМ на сумму 23 600 рублей.
У документа есть печатная форма – Приходный ордер.
Пример заполнения документа Поступление денежных документов и его проводки представлены на рис. 3.

Рисунок 3.
1с приходный ордер
1с бухгалтерия 8.2
1c поступление денежных средств

Документ не производит зачет аванса (нет такой функции). Совершенно справедливо, так как мы произвели предоплату за ГСМ, а получили пока только талоны – право на получение ГСМ от поставщика.
Выдадим талоны на ГСМ нашим водителям: Иванову и Петровой. Для этой цели воспользуемся документом Выдача денежных документов с операцией Выдача подотчетному лицу.

На закладке документа Кому укажем подотчетное лицо, а на закладке Денежные документы талон на ГСМ и его количество (Иванову выдали 20 талонов, а Петровой выдали 10 талонов). У документа есть печатная форма – Расходный ордер.
При проведении документ спишет выданные талоны с кредита счета 50.03 "Денежные документы" в дебет счета 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".
Пример заполнения документа Выдача денежных документов и его проводки (для водителя Иванова) показаны на рис.4. Аналогично оформим выдачу талонов на ГСМ водителю Петровой.

Рисунок 4.
1с выдача денежных средств
1с 8.2 денежные документы
1с бух 2.0

В программе разработан Отчет по движению денежных документов. Сформировать отчет можно из меню и на закладке Касса. Сформированный отчет за 9 декабря 2010 года показан на рис. 5.

Рисунок 5.
1с отчет по движению денежных документов

Водители израсходовали талоны на ГСМ – залили бензин в баки автомобилей. Отразим стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, и сумму НДС со стоимости ГСМ, согласно авансовым отчетам водителей. Для этого воспользуемся документом Авансовый отчет.

В "шапке" документа укажем отчитывающееся подотчетное лицо. На закладке документа Авансы выберем соответствующий документ Выдача денежных документов, которым бала оформлена выдача талонов на ГСМ подотчетному лицу. На закладке Товары укажем полученный подотчетным лицом бензин, его количество, сумму, ставку НДС, счет учета ГСМ и счет учета предъявленного поставщиком НДС.

При проведении документа сформируются бухгалтерские проводки: с кредита счета 71.01 на счет 10.03 "Топливо" оприходуется бензин, а на счет 19.03 "НДС по приобретенным МПЗ" выделится сумма НДС, предъявленного поставщиком.

Пример заполнения документа Авансовый отчет и его проводки (для Иванова) показаны на рис.6. Аналогично оформим Авансовый отчет водителя Петровой. Обратите внимание, так как мы не указали на закладке Товары счет-фактуру полученный от поставщика (его еще нет), в проводке по счету 19.03 отсутствует второе субконто.

Рисунок 6.
1с авансовый отчет
1с 8
1c товары

31.12.10 поставщик АЗС предъявил счет-фактуру на отгруженное топливо.
Для принятия к вычету НДС (на основании счета-фактуры, полученного от АЗС) и формирования записи в книгу покупок воспользуемся документом Отражение НДС к вычету.

Для того, чтобы документ сформировал запись непосредственно в книгу покупок, установим флажок Использовать как запись книги покупок. Для формирования проводки по принятию НДС к вычету в бухгалтерском учете установим флажок Формировать проводки. В "шапке" документа выберем контрагента и договор, а в табличной части на закладке Товары и услуги укажем НДС, который хотим принять к зачету.

При проведении документа сформируется проводка по принятию НДС к вычету и запись в регистр накопления НДС Покупки (книга покупок).
Нам придется корректировать операцию документа. Поэтому откроем результат проведения документа (пиктограмма Дт/Кт) и установим флажок Ручная корректировка. На закладке Бухгалтерский и налоговый учет по кредиту счета 19.03 удалим второе субконто (вспомните документ Авансовый отчет) и кнопкой "ОК" подтвердим свою корректировку.

В "подвале" документа необходимо зарегистрировать полученный от поставщика счет-фактуру: указать входящий номер, входящую дату и провести.
Пример заполнения документа Отражение НДС к вычету и его проводки после корректировки показаны на рис.7.

Рисунок 7.
1с отражение ндс к вычету
1с 8 2.0

Для зачета аванса поставщику в части поступившего топлива воспользуемся документом Корректировка долга с операцией Проведение взаимозачета.
Выберем контрагента и с помощью кнопки Заполнить заполним табличную часть документа. В графе Сумма укажем сумму зачета аванса (в нашем примере 7 080 руб. – стоимость полученного топлива с НДС) и проведем документ.
Пример заполнения документа Корректировка долга и результат его проведения показаны на рис.8.

Рисунок 8.
1с корректировка долга
1с

В конце месяца документом Требование-накладная спишем стоимость фактически израсходованных ГСМ согласно данным путевых листов.
В нашем примере было израсходовано 250 литров бензина АИ-95. Например, ГСМ были израсходованы на общехозяйственные нужды.
На закладке документа Материалы укажем количество израсходованного топлива, а на закладке Счет затрат выберем счет 26 "Общехозяйственные расходы" и обязательно заполним аналитику счета: подразделение и статью затрат.
Пример заполнения документа Требование-накладная и его проводка в бухгалтерском учете показаны на рис.9.

Рисунок 9.
1c
1с материалы
1с бухгалтерия 8 2