Экспресс-заявка 1С Предприятие 8/ 1С Предприятие 7.7

Проверьте правильность заполнения полей!

Трудно найти человека, который не слышал об автоматизации бизнеса. Трудно найти предпринимателя, который не думал об автоматизации своего бизнеса. Трудно найти специалиста по автоматизации, который не слышал от предпринимателя сакраментальную фразу: “Все это интересно, дорогой господин, но... Мы ведь только начали работать, вот года через два поднимемся, тогда и поговорим...”

Сей немудреный приговор на первый взгляд покажется абсолютно справедливым. Однако, второй, вдумчивый профессиональный взгляд укажет на серьезную ошибку. Автоматизация не модный антураж, которым хвастаются перед клиентами. Это не кубышка, куда складывают про запас “свободные” деньги. Это инструмент, которым зарабатывают деньги. И не в светлом будущем, а сегодня, сейчас. Поясню свою мысль одним примером из практики.

Фирма ведет мелкооптовую торговлю средствами бытовой химии. Персонал директор, бухгалтер, 5 менеджеров по продажам, секретарь, кладовщик на удаленном складе, 2 подсобных рабочих, водитель на “Газели”. “Автоматизация” - один ПК у секретаря, через который протекает весь документооборот фирмы.

Схема работы проста.: Секретарь ведет переписку с контрагентами по факсу, по факсу получает все прайс-листы, перепечатывает их с учетом своих цен, готовит прайс-листы для менеджеров и т.п. Она же отвечает на звонки клиентов, когда менеджеры в разъезде, оставляя им на столах записки . Записки часто теряются.
Менеджеры объезжают потенциальных клиентов, при покупке оформляют все документы в офисе вписывают данные в готовые бланки, которые готовит секретарь. Большинство клиентов - небольшие фирмы и ПБОЮЛ, покупают товар за наличный расчет. По окончании рабочего дня менеджеры отчитываются перед директором, он делает записи в журнале. “Первичка” поступает на стол бухгалтера.
Кладовщик обслуживает клиентов на складе, потом остается составлять дневную отчетность. В офис попадает нечасто и сдает “бумажную” отчетность директору.
Оборот фирмы составляет примерно 15000 у.е. в месяц. Зарплата сотрудников в месяц составляет: менеджер - 300 у.е. + % от сделки; бухгалтер - 400 у.е. + премия; кладовщик - 300 у.е.; секретарь - 200 у.е. + премия.

“Узкие” места системы очевидны: В первую очередь - бухгалтерия и секретарь. У бухгалтера постоянный аврал и сверхурочные часы. Компенсация 100 у.е. квартальной премии. У секретаря аврал раз в 2 месяца, когда существенно меняются ассортимент и цены. Компенсация - 50 у.е. раз в 2 месяца. Менеджеры заполняют документы долго и часто с ошибками, конфликтуют с секретарем из-за нехватки бланков.
Недовольные клиенты часто уходят к другому поставщику. На складе хронические неувязки с учетом, товар “теряется”, убыток - 1% от оборота, иногда - больше. Частые и долгие инвентаризации вновь приводят к недовольству клиентов и их оттоку. Недостачи частично списываются на кладовщика. Неудивительно, что кладовщики меняются чаще, чем ассортимент товара. Отсутствие строгого контроля и текучка привлекают на эту должность любителей “половить рыбку в мутной воде”

Формальным поводом искать радикальное решение стал выход Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники”. Покупка кассового аппарата заставила задуматься и об автоматизации в принципе.

Было предложено следующее решение:

1. Компьютеризация всех рабочих мест, объединение их в локальную сеть.
2. Установка ПО 1С:Бухгалтерия для бухгалтера и 1С:Торговля и склад для всех.
3. Приобретение ККМ и ее подключение к ПК бухгалтера.
4. Приобретение терминала сбора данных (ТСД) - для складского учета.
5. Подключение к Интернет для электронного обмена данными с контрагентами.

Новая схема работы:
Менеджеры оформляют "электронные" документы, эффективнее и быстрее, чем бумажные. Секретарь не отвлекается на размножение бланков, внешняя и внутренняя корреспонденция теперь идет по сети. Бухгалтер не вводит первичку, несравнимо быстрее готовит отчетность и не работает сверхурочно. Директор получает всю отчетность на своем ПК в реальном времени, готовит заявки поставщикам, которые секретарь отправляет по Интернету контрагентам. Кладовщик отпускает товар, накапливая информацию в ТСД, затем едет в офис с терминалом, и отгружает отчетность в электронном виде.

Расходы на внедрение решения:

• разовые (покупка дополнительных ПК, ПО, подключение, монтаж сети и т.п.) 4850 у.е.;
• регулярные (сопровождение ПО, доступ в Интернет, обслуживание ПК) - 940 у.е. в год.

Экономический эффект:

1. Сокращается 1 менеджерская должность, т.к. более эффективная работа позволяет справиться с тем же потоком клиентов вчетвером. Освободившийся менеджер переводится в кладовщики. Новому кладовщику добавляют 50 у.е. к окладу. Эффект - 3000 у.е. в год. Остальные менеджеры зарабатывают больше за счет распределения оборотов ушедшего коллеги.
2. Бухгалтер остается без премий, но и без сверхурочных. Итого - 400 у.е. в год.
3. Та же ситуация с секретарем. Итого - 300 у.е. в год.
4. Удается избежать потерь товара из-за слабого контроля - 1% от оборота. Итого -150 у.е. в месяц - 1800 у.е. в год. Всего - 5500 у.е. в год.

Таким образом, за первый год “автоматизированной работы” получаем убыток в 290 у.е. Однако, второй год работы дает положительный эффект в 4560 у.е. (разовые вложения уже сделаны). Кроме того, повышение качества и эффективности работы позволяет надеяться на увеличение оборота. Если оно составит хотя бы 1%, это даст дополнительно 1800 у.е. в год. В итоге, хотя в первый год экономия с трудом покрывает расходы, второй год принесет не менее 6000 у.е.

Из примера видно, что автоматизация даже в очень небольшой фирме дает осязаемый эффект в сжатые сроки за счет:

1. роста числа обслуживаемых клиентов в единицу времени;
2. рационального использования персонала;
3. исключения недоразумений и потерь из-за слабого контроля;
4. большей удовлетворенности существующих клиентов и, следовательно, притока новых.