Новый отчёт ЕФС 1 с 2023 года: порядок заполнения и сдачи

Как, очевидно, все бухгалтера знают, с 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединились в единый социальный фонд (СФР). В связи с этим и отчётность в фонды также обрела одну форму — ЕФС-1. Форма и порядок заполнения ЕФС-1 утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 №245п.

Отчет состоит из:

• титульного листа
• раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию», который включает подразделы:
  • Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате зарегистрированного лица;
  • Сведения о трудовой (иной) деятельности;
  • Сведения о страховом стаже;
  • Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений;
  • Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии;
  • Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.
• Раздела 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», состоящего из подразделов:
  • Расчет сумм страховых взносов;
  • Сведения об облагаемой базе и взносах для организаций с выделенными СКЕ;
  • Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов НСиПЗ при направлении персонала в другие компании;
  • Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медосмотров работников и проведенной СОУТ на начало года.

Таким образом, новая ЕФС-1 заменяет собой четыре формы: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС., которые подавали в ПФР и ФСС в 2022г. Она будет сдаваться дополнительно к отчетности по взносам, представляемой в ФНС.

Для подготовки и отправки в СФР подразделов 1.1, 1.2, 2 и 3 раздела 1 формы ЕФС-1 используются документы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и ДСВ-3. Начиная с 01.01.2023 в них формируются соответствующие разделы формы ЕФС-1.

Рассмотрим какие изменения включены в отчеты, которые входят в состав формы ЕФС-1

• СЗВ-ТД
  • Нужно подавать сведения о начале и окончании договора ГПХ.
  • Введён классификатор причин увольнения - указывается код.
  • В мероприятии появился новый реквизит «Код категории».

• СЗВ-СТАЖ
  • Дополняется данными: индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда.
  • Появится графа с районным коэффициентом. Сведения подаются не по всем работникам, а только по тем, у которых есть особенности учета стажа).
• ОДВ-1
  • Раздел 5 (Досрочное начисление пенсий) (Подаётся одновременно с подразделом 1.2, если есть сведения о лицах, имеющих право на досрочное назначение пенсии).
• СИоЗП
  • Для бюджетников (Подраздел 1.3 «Сведения о зарплате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений». Минтруд будет определять виды деятельности, при которых нужно сдавать подраздел).
• ДСВ-3
  • (Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя», аналогичен старому отчёту).
• 4-ФСС
  • Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, теперь указывается численность работающих застрахованных лиц по ОСС на НС и ПЗ.
  • В расчёт сумм взносов добавили графу «На начало отчётного периода».
  • В сведениях об облагаемой базе нужно выбрать тип страхователя.
  • Для государственных (муниципальных) учреждений добавили специальный раздел по определению облагаемой базы.
  • Не будет раздела с численностью пострадавших в связи со страховыми случаями в отчётном периоде).

Сроки сдачи ЕФС-1

Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года.

Особенность нового отчета в том, что его нужно сдавать не целиком, а по разделам и подразделам.

• Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД)
  • при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
  • при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.
• Подраздел 1.3 (СИоЗП)
  • ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Подаётся только бюджетными(муниципальными) организациями.
• Подраздел 3 (ДСВ-3)
  • ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом;
• Раздел 2 (4-ФСС)
  • ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом;
• Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ)
  • ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчётным.
• Подразделы 1.2 и 2 (аналоги СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1)
  • впервые нужно будет направить в СФР в 2024 году - до 25 января.

В некоторых случаях действуют специальные сроки, к примеру, если застрахованный подаст заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ нужно будет подать в течение трех рабочих дней после этого.

Порядок представления для ЕФС-1 сохраняется тот же. Подать ее в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные имеют право сами решать, как отчитываться: по ТКС или на бумаге.

Как отчитываться за прошлые периоды

За периоды, истекшие до 1 января 2023 года, отчётность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и всей отчётности за 2022 год. Для нее сохранятся прежние сроки и формы сдачи.

Это касается и корректировочных отчётов. Все отчёты за 2022 год в 2023 году нужно сдать по прежним формам. ЕФС-1 применяется только в отчётных периодах 2023 года и последующих.