Почему ведомость на аванс не заполняется автоматически или сумма к выплате не соответствуют начисленной. 1С Бухгалтерия 3.0, редакция 3.0.35.122

Бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой, когда ведомость на аванс или другие выплаты не заполняются автоматически. Сумма к выплате также может не соответствовать начисленной. Давайте рассмотрим возможные причины такого поведения программы.

Ведомость не заполняется автоматически: основные причины

Не начислен аванс сотруднику.

Начиная с 2023г при выплате аванса необходимо удерживать НДФЛ. В программе для того, чтобы удержать НДФЛ с аванса предназначен документ «Начисление зарплаты и взносов», в самом документе переключатель необходимо поставить «Аванс». Если этот документ не создать, то и ведомость на аванс не будет заполняться.

Решение: создать документ начисление аванса «Начисление зарплаты и взносов»

Способ выплаты у сотрудника не соответствует типу ведомости.

В карточке сотрудника указан способ выплаты «Наличными», а ведомость Вы создает на счета или в банк. Соответственно ведомость не заполнится.

Решение: указать у сотрудника способ выплаты, который будет соответствовать типу ведомости. Если Вы, например, выплачиваете аванс через кассу, то у сотрудника способ выплаты должен быть «Наличными» и ведомость соответственно «Ведомость в кассу». Способ выплаты у сотрудника «На счете в банке» - выплата через «Ведомость на счета». Способ выплаты у сотрудника «По зарплатному проекту» - выплата через «Ведомость в банк».

У сотрудника в расчетном периоде уже есть ведомость на оплату.

По сотруднику уже проведена ведомость с признаком «зарплата» или «аванс».

Например, сотрудник получил расчет по отпускным и Вы провели ведомость в межрасчет с признаком «зарплата».

Проверить, есть ли ведомости на выплату, можно сформировав «Расчетный листок», например.

Решение:

Выплачивать межрасчетные выплаты с авансом или зарплатой, либо распровести ведомость, которая была проведена ранее ведомости на аванс.

Сотруднику переплатили.

Если на момент выплаты аванса у сотрудника имеется задолженность перед организацией (например, в прошлом месяце ему ошибочно выплатили больше, чем было начислено), то при автоматическом заполнении ведомости на выплату аванса сумма к выплате уменьшается на сумму задолженности работника. Если сумма задолженности превышает сумму аванса, то сотрудник не включается в ведомость.

Сумму задолженности можно увидеть так же в «Расчетном листке»

Сотрудник был в отпуске или на больничном.

Если сотрудник в период с 1 по 15 число расчетного месяца находился в отпуске или на больничном, то аванс такому сотруднику не будет начислен и соответственно в ведомость не попадет.

Сумма к выплате не соответствуют начисленной: основные причины

Распространенная проблема бухгалтеров при выплате. Может возникать в тех случая, когда начислили в аванс одну сумму, а в ведомости сумма к выплате по сотруднику другая.

Причин может быть несколько:

1. Сотруднику переплатили или недоплатили (смотрим расчетный листок, анализируем, выясняем)
2. При заполнении ведомости рядом с суммой появляется строка «в т.ч. за …..» (мы знаем, что задолженности перед сотрудником нет и он нам ничего не должен)

Разберем подробнее, почему в ведомости на выплату появляются строки «в том числе за….» и как их убрать:

• зарплата не была выплачена;
• в документ «Ведомость на выплату» суммы вводились вручную, без подбора документа начисления;
• реквизиты документа начисления не соответствуют реквизитам документа выплаты (например, не заполнен вид дохода);
• существуют дубли сотрудников.

Если заплата не была выплачена за прошлый период, то такие строчки актуальны в этой ведомости. Исправления не требуются - выплачиваем.

Если суммы к выплате в ведомости проставлялись вручную, то обязательно необходимо указывать документ-основания начисления к этой выплате, чтоб в последствии мы не получили в следующей ведомости «в том числе за….»

Например, с 1 июня 2020 года в ведомости на выплату появился новый реквизит «Вид дохода». Так как большинство компаний успели выплатить только аванс своим сотрудникам за май до 01.06.2020, то следовательно, в ведомости на аванс этого реквизита еще нет, а вот в ведомости на выплату «Окончательный расчет» такой реквизиты уже появился, если дата ведомости была больше 01.06.2020.

Это привело к тому, что регистры между собой не схлопнулись и в программе появились строки в ведомости «в том числе за….». Для исправления этой ошибки надо зайти ведомость на аванс и перезаполнить ее, после чего сформировать ведомость «окончательный расчет».

Чтоб обнаружить незаполненные реквизиты в ведомостях или в начислениях удобно воспользоваться «Универсальным отчетом», в котором нам понадобятся 3 регистра. Регистры необходимо сформировать поочередно:

• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;
• Взаиморасчеты с сотрудниками;
• Зарплата к выплате.

Универсальный отчет можно найти в разделе «Администрирование».

В отчете выводятся все начисления и выплаты, по которым есть какие-либо несоответствия. Находим пустые значения и заполняем их в документах.

Также проблема с заполнением ведомости «в том числе за….» может быть из-за того , что в программе имеются дубли сотрудников, необходимо проверить табельный номер и понять, действительно ли это один и тот же сотрудник.

Проверить дубли сотрудников можно так же «Универсальным отчетом». Для этого необходимо выбрать регистр накопления «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», установить отбор по физ. лицу. Если в отчете имеются идентичные строки, то необходимо проверить табельный номер физ. лица, «провалившись» в карточку.

Если обнаружили физ. лицо с разными табельными номерами и на самом деле физ. лицо должно быть одно, то в данном случае необходимо воспользоваться обработкой «Поиск и удаление дублей», что позволит нам устранить эти дубли.

В данной статье мы с Вами рассмотрели, как избежать или исправить непонятные суммы к выплате в ведомости, если у Вас остались вопросы, то обращайтесь к нам на Линию консультации, будем рады помочь!

Еще не являетесь нашим клиентом? Попробуйте тест-драйв сопровождения 1С бесплатно! Расскажем о сервисах 1С, включенных в договор ИТС ПРОФ, проведем и демонстрацию, и настройку, и консультацию.

Что входит в тест-драйв сопровождения?

60 минут специалиста, который:

• Настроит вам все сервисы, входящие в пакет ИТС.ПРОФ и проведет первичное обучение
• Обновит формы отчетности, программ и классификаторов
• Проведет тестирование технологических ошибок
• Настроит интерфейс и права доступа
• Создаст резервное копирование и восстановит базы в случае сбоя компьютера

60 минут работы линии консультаций:

• Эксперты ответят на ваши вопросы
• Дадут рекомендации по ведению учета в типовых программах 1С

Что вы получите по итогу

• По итогам подключения нашего специалиста вы получите отчет о проделанной работе
• Гарантию качества!