Распознавание сканов первичных документов в 1С «на автомате»

Как автоматизировать ввод первичных документов в 1С?

Ручное перенесение информации с бумажных накладных, актов и счетов-фактур в учётную систему отнимает немало рабочего времени. Если таких документов поступает много, бухгалтеру приходится тратить на механический ввод часы, которые можно было бы использовать для более важных задач.

Решить проблему помогает сервис «1С: Распознавание первичных документов» (1С: РПД). Он предназначен для обработки сканов и фотографий первички и позволяет автоматически сформировать на их основе документы в информационной базе 1С. Пользователю остаётся проверить распознанные данные и подтвердить создание документа.

При этом переходить в отдельную программу не требуется. Сервис работает непосредственно внутри привычного интерфейса 1С, а обработка файлов выполняется на серверах 1С. Благодаря этому распознавание не создаёт дополнительной нагрузки на компьютер пользователя и не мешает параллельно работать с информационной базой.

Какие документы можно обрабатывать?

1С: РПД рассчитан на основные виды первичной документации. С его помощью можно распознавать:

• счета;
• накладные ТОРГ-12;
• акты;
• счета-фактуры;
• УПД;
• УКД;
• кассовые чеки.

Список поддерживаемых форматов входящих файлов также достаточно широк. Для загрузки подходят изображения и сканы в форматах PDF, PNG, JPG, BMP и TIFF. Кроме того, сервис способен работать с электронными файлами PDF, Word, Excel и OpenDocument. Поддерживается и передача архивов RAR, ZIP и 7Z.

Таким образом, инструмент можно применять не только для бумажных документов, полученных от контрагентов, но и для разнородных файлов, которые сотрудники получают, например, по электронной почте.

Распознавание учитывает данные вашей базы

После обработки документа сервис не просто извлекает из него текст. Он пытается сопоставить найденную информацию с уже существующими объектами учёта.

Например, поставщик, покупатель или номенклатурная позиция могут быть найдены непосредственно в вашей базе. Если название товара у контрагента отличается от того, которое используется внутри организации, соответствие достаточно установить один раз. В дальнейшем система сможет использовать сделанный выбор автоматически.

Если объект встречается впервые, программа предложит создать его, но окончательное подтверждение остаётся за пользователем.

Ещё одна важная особенность — контроль сомнительных значений. Поля, в которых система не уверена, выделяются красным цветом. Благодаря этому бухгалтер сразу видит места, требующие внимания, вместо того чтобы заново перепроверять весь документ.

Несколько документов можно связать в один комплект

Первичные документы, относящиеся к одной операции, сервис способен рассматривать совместно. Например, ТОРГ-12 и счёт-фактура по одной поставке или акт вместе со счётом-фактурой за услугу могут быть распознаны как единый комплект.

Если часть документов уже присутствует в информационной базе, система определит недостающие элементы и предложит создать их. К существующим документам при этом можно прикрепить соответствующие электронные копии.

Полезна эта функция и при работе с документами, которые ранее были заведены вручную. Скан оригинала можно автоматически присоединить к уже имеющемуся документу. В результате копия первички хранится непосредственно в базе рядом с соответствующей операцией, а не теряется среди папок на компьютере.

Обработка больших объёмов

Если организация использует поточный сканер, необязательно загружать каждый документ отдельно. Стопку первички можно отсканировать в единый PDF-файл и передать его сервису.

1С: РПД самостоятельно разделит общий файл на отдельные документы и определит соответствующие комплекты. Это особенно удобно при регулярной обработке больших объёмов бумажной документации.

Работа с кассовыми чеками и мобильными устройствами

Для кассовых чеков предусмотрен отдельный сценарий с использованием QR-кода. Информация из чека сопоставляется с данными ФНС, после чего её можно использовать при подготовке авансового отчёта, путевого листа или при отражении расходов предпринимателя.

Получить данные таким способом можно через бесплатное мобильное приложение «1С: Сканер документов».

Мобильное приложение позволяет организовать сбор первички и от сотрудников, которые находятся вне офиса. Водитель может сфотографировать документы после получения их у поставщика, а сотрудник в командировке — отправить снимки непосредственно в систему.
При этом в 1С: РПД фиксируется информация о том, кто отправил документ. Мобильных пользователей можно самостоятельно добавлять и отключать из интерфейса сервиса.

Что необходимо для подключения?

Перед началом работы стоит проверить несколько требований.

Первое — действующая поддержка 1С. Для подключения сервиса программа должна находиться на официальной поддержке, то есть требуется действующий договор сопровождения.

Второе — совместимая конфигурация. Сервис поддерживается, в частности, в следующих решениях:

• «1С: Бухгалтерия 8» редакции 3.0;
• «1С:ERP Управление предприятием 2»;
• «1С:ERP. Управление холдингом»;
• «1С: Комплексная автоматизация» редакции 2;
• «1С: Управление торговлей» редакции 11;
• «1С: Управление нашей фирмой» редакции 3.0;
• «1С: Розница» редакции 3.0.

Кроме перечисленных конфигураций, поддерживаются и другие решения, полный перечень рекомендуется проверять в информации о сервисе на портале 1С.

Подключаем тестовый тариф

Чтобы понять, как технология впишется в процессы вашей организации, покупать ничего не нужно. Достаточно подключить бесплатный тестовый тариф — 250 страниц на 12 месяцев — и обработать необходимый минимум сканов, хотя бы по одному каждого типа. Тариф даётся однократно всем пользователям официальных локальных версий программ 1С.

1. Кликаем в любой из разделов слева и справа-наверху в окне «Поиск (Ctrl+F)» — потому что в разных интерфейсах и реализациях 1С нужный пункт может быть в разных местах, — и вводим ключевую фразу «скан» (рис. 1).
   
   
   Рис. 1. Поиск меню работы с распознаванием отсканированных или сфотографированных документов.
   
   
2. Кликаем «Подключить сервис» → «Начать использовать сервис распознавания документов» (рис. 2).
   
   
   Рис. 2. Подключение сервиса.
   
   При появлении запроса на авторизацию вводим логин и пароль от личного кабинета на портале portal.1c.ru (рис. 3).
   
   
   Рис. 3. Авторизация в сервисе «1С: Распознавание документов».
   
   
3. Подключаем бесплатный тестовый тариф (рис. 4).
   
   
   Рис. 4. Бесплатное подключение.
   
   
4. Проверяем, удалось подключить сервис или нет. Если баланс страниц больше нуля — сервис подключён (рис. 5).
   
   
   Рис. 5. Сервис подключён, баланс больше нуля.

Распознаём фото и сканы входящей первички

1. Засекаем время начала обработки документа и кликаем «Добавить файлы» (рис. 6). Добавляем сразу все файлы с фотографиями входящей первички.
   
   
   Рис. 6. Загрузка фото и сканов входящей первички в сервис распознавания.
   
   
2. Выделяем все загруженные файлы сканов первичных документов и кликаем «Распознать» (рис. 7).
   
   
   Рис. 7. Выделение и отправка на распознавание максимального количества сканов первички.
   
   
3. Ожидаем распознавания на мощностях сервиса 1С — то есть статуса «В обработке: 0», «Распознанные: не ноль».
   
   
4. Обрабатываем распознанные сканы, проваливаясь в них двойным кликом. Если «Осталось ошибок: 0» — у вас всё хорошо, кликаем «(+) Создать документ» нужного типа (рис. 8).
   
   
   Рис. 8. Создание документа бухучёта.
   
   
5. И автоматически переходим к следующему необработанному документу. Можно зафиксировать время обработки предыдущего.

Вуаля: сканы превращаются в документы бухучёта, а счётчик доступных к распознаванию страниц уменьшается на количество обработанных.

Как определить экономический эффект?

Чтобы понять, насколько автоматизация оправдана именно для вашей компании, можно провести простой расчёт.

Сначала измерьте, сколько времени занимает обработка одного документа через сервис. Затем определите продолжительность ручного ввода аналогичного документа. Разница между этими показателями покажет экономию времени на одной операции.

После этого результат нужно умножить на среднемесячное количество входящих документов. Так можно получить приблизительное количество рабочих часов, которые компания потенциально высвобождает каждый месяц.

Следующий шаг — сопоставить полученную экономию со стоимостью сервиса. Например, тариф на 500 страниц составляет 2 500 рублей в год, что соответствует 5 рублям за страницу. При этом фактическая выгода будет зависеть от объёма документации и времени, которое сотрудники затрачивают на её ручную обработку.

Стоимость использования

Цена 1С: РПД определяется прежде всего количеством страниц, которые планируется обработать в течение года.

В исходных тарифах указаны следующие варианты:

Предусмотрены также тарифные планы на десятки тысяч страниц — они предназначены для организаций с большим документооборотом.
Если заранее сложно определить необходимый объём, разумнее сначала воспользоваться тестовым периодом. После месяца работы можно посмотреть фактическое количество обработанных страниц и ориентировочно пересчитать его на год. Такой подход позволит подобрать тариф на основе реального документооборота, а не приблизительной оценки.

Итоги

Автоматическое распознавание позволяет отказаться от значительной части ручного переноса информации с бумажных документов в 1С. Сервис принимает фотографии и сканы, извлекает необходимые сведения, сопоставляет их с объектами информационной базы и помогает сформировать соответствующие документы.

При этом пользователь сохраняет контроль над результатом: сомнительные значения выделяются для проверки, а новые элементы базы требуют подтверждения. Дополнительным преимуществом становится возможность хранить сканы непосредственно вместе с созданными или ранее заведёнными документами.

Проверить работу сервиса на собственном документообороте можно с помощью тестового тарифа.

Для компании с большим количеством входящей первички главный критерий выбора очевиден: стоит сравнить затраты на сервис с количеством рабочего времени, которое сотрудники сейчас тратят на ручной ввод. Если автоматизация регулярно экономит часы работы, её эффект можно оценить не только в удобстве, но и в конкретных трудозатратах.

Если после теста останутся вопросы — по настройке, по выбору тарифа, по подключению мобильного приложения сотрудникам — напишите нам. Разберёмся на вашей базе.