Возврат сотрудником подотчетных денежных средств Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1

Как в программе Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 отразить удержание неиспользованных подотчётных сумм. 

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, который установлен внутренним актом по организации. Если работник успевает вернуть остаток аванса до истечения данного срока, долга не возникает. Поэтому в данном случае мы говорим не о «принудительном» удержании, а об исполнении работодателем пожелания работника. Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю.

Бухгалтерский учет

По бухгалтерскому учёту погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Однако если речь идёт не о своевременном возврате подотчётных сумм, то сумма отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Это имеет место в трех случаях:

• работник не отчитался в установленные сроки;
• авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
• нарушен срок возврата денег, установленный в организации.

Тогда проводка имеет вид: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Кредит 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Налоговый учет

В налоговом учёте удержания отражаются  отдельной строкой при выполнении условий:

• зарплата начислена;
• удержание уплачено или зачтено из зарплаты.

НДФЛ и Страховые взносы

Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов. Эти проводки будут сформированы в Бухгалтерии предприятия, редакции 3.0.

Пример

Мы рассмотрим пример в ЗУП 3.1, когда сотруднику уже оформлен документ увольнения и он добровольно просит выплатить ему заработную плату за вычетом задолженности по взятой под отчёт сумме.

Для удержания задолженности по подотчётным суммам, в плане видов удержаний Удержания создадим новый вид удержания: Раздел Настройка -Удержания. На закладке Основное, в разделе Назначение и порядок расчёта в поле Назначение удержания выберем значение Удержание в счёт расчётов по прочим операциям. 

В поле Удержание выполняется значение Ежемесячно (такое удержание можно назначить в качестве планового с помощью документа Удержание по прочим операциям, а его расчёт будет автоматически выполняться при окончательном расчёте зарплаты документом Начисление зарплаты). 

В поле Вид операции по зарплате выберите значение Удержание неизрасходованных подотчётных сумм. Для назначения сотруднику удержания задолженности по подотчётным суммам используется документ Удержание по прочим операциям. (Раздел Зарплата – Удержания – Алименты и другие удержания). Расчёт удержания задолженности по подотчётным суммам производится с помощью документа Начисление на закладке Удержания. 

Поскольку сотруднику уже проведён документ Увольнения, то нам будет достаточно в начислении зарплаты добавить его фамилию на закладке Начисления и в Удержании подобрать созданное удержание задолженности по подотчётным суммам. 

Заполняя ведомость на выплату заработной платы мы увидим уменьшенную сумму на величину удержания. 

Наши клиенты могут консультироваться с нашими специалистами по любому вопросу работы в программе. Заключив договор сопровождения 1С с нами сегодня, вы получите бесплатные часы консультаций от наших ведущих специалистов. Воспользуйтесь акцией прямо сейчас!