Как 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0. отразить возмещение расходов сотруднику, когда деньги под отчёт не выдавались

В ведении бухучёта нет прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации, но в то же время не даётся конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. Подобного рода операции, вполне вероятны в работе любого бухгалтера.

В случае если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация вправе сама разработать соответствующий способ. Поэтому организации необходимо в учётной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведённых для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

Какой счет использовать?

Использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» некорректно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет. А подотчетных сумм в конкретно рассматриваемом случае, работнику не выдавалось. Для отражения расчетов с сотрудником более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

В данном примере мы рассмотрим вариант решения вопроса закупки сотрудников товаров(услуг) для нужд организации, за свой счёт. Где предлагается использовать счет 73 для оформления операций, по которым деньги не выдавались в под отчет. Если вы считаете, что данный способ для вас более трудоемкий и ведет к большей путанице в учете, то вы можете продолжать использовать счет 71, указав об этом в учетной политике:

«Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».

Контроль и отчетность по операциям закупки

Требуется обеспечить контроль за такими расчетами и представить достоверную отчетность по операциям закупки.

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами. Также хорошим способом избежать излишнего внимания ФНС в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные).

Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»; счет-фактура не регистрируется.

• Минфин считает, что принять к вычету НДС можно только по счету-фактуре, исключение — если это предусмотрено п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
• Также нельзя указанный НДС принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС предъявленный по причине отсутствия счета-фактуры (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).
• Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа поступления товаров необходимо создать документ «Списание НДС».

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса — Кассовые документы – Выдача наличных. Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.

• вид операции – Прочее списание.

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать ОСВ по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям.

К выше описанному напомним, что не рекомендуется пользоваться данной схемой постоянно. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

• приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ, при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Работа из офиса в летний период становится затруднительной? Переходите на удаленку! Попробуйте работать в 1С- Фреш через интернет. Вас ждут стандартный внешний вид программы 1С, тот же функционал, безопасность и доступ к бесплатной линии поддержки 24/7.

Сомневаетесь? Оставьте заявку на сайте и наш сотрудник перезвонит в течение нескольких минут. Наши специалисты проведут для вас бесплатную демонстрацию решения и ответят на все вопросы.

1С-Фреш (1С: Предприятие через интернет) – решение для работы в «1С» через Интернет из любой точки мира.

Узнайте все преимущества работы с сервисом 1С: Фреш и попробуйте его бесплатно

Активировать доступ на 30 дней прямо сейчас