Компенсация стоимости проезда к месту отпуска и обратно сотрудникам, которые работают по основному месту работы в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

1С ЗУП 3.1 (3.1.37.54)

В статье разберемся как отразить в программе компенсацию сотруднику проезда к месту отпуска и обратно.

Работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату работодателем стоимости проезда и багажа к месту отдыха по РФ и обратно раз в два года. Это правило распространяется и на неработающих членов их семей (супругов, несовершеннолетних детей), фактически проживающих с работником. Льгота действует независимо от формы собственности организации.

В районах, приравненных или относящихся к Крайнему Северу, где начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате, работники также могут рассчитывать на бесплатный проезд к месту отпуска.

Порядок и размер компенсации расходов на проезд и багаж для сотрудников государственных органов субъектов РФ и муниципальных учреждений устанавливаются соответствующими региональными и местными нормативными актами. Для работников других организаций эти условия определяются коллективными договорами, локальными актами или трудовыми договорами, с учетом мнения профсоюзов.

Для коммерческих организаций размер такой компенсации не установлен законодательно и определяется работодателем самостоятельно. Цель компенсации — предоставить реальную возможность сотруднику отдохнуть за пределами северных территорий. Обычно оплачиваются фактические расходы работника. В локальных актах целесообразно указать ограничения по весу багажа, подлежащего компенсации (например, до 30 кг).

Право на компенсацию возникает одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск в первый год работы. Работодатель обязан компенсировать проезд раз в два года. При этом неиспользованная в срок компенсация не суммируется.

Оплаченные работодателем расходы на проезд и багаж к месту отдыха в пределах РФ учитываются при расчете налога на прибыль как расходы на оплату труда. Если организация находится не в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также не в регионе с районным коэффициентом и надбавкой, такие расходы учесть нельзя. Компенсация проезда за пределы РФ учитывается в части, относящейся к поездке по территории России.

Данная компенсация освобождается от страховых взносов, если сотрудник отдыхает в РФ, а организация расположена в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях или в регионе с районным коэффициентом и надбавкой.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ, за исключением случаев, когда организация не входит в перечисленные выше северные территории, или если сотрудник проводит отпуск за рубежом. В случае отпуска за границей от НДФЛ освобождается стоимость проезда сотрудника и членов семьи от места отправления до границы РФ, включая багаж до 30 кг. Для авиаперелетов пунктом пропуска считается международный аэропорт. Аналогичный принцип применим для расчета страховых взносов при поездке в иностранное государство.

Хотите получить консультацию по компенсации проезда сотрудникам в 1С ЗУП?

Поможем правильно настроить начисления, учесть налоги и взносы и оформить компенсацию без ошибок. Учтём требования законодательства и особенности вашей организации.

Получить консультацию

Семушкина Ольга Координатор Линии Консультации

В программе для того, чтобы начислить компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно, необходимо выполнить следующие действия:

• Прежде всего, необходимо закрепить в учетной политике организации возможность компенсации подобных расходов. Это включает определение лимитов и порядка подтверждения затрат.
• Далее, произвести настройку нового вида начисления.

Переходим в раздел Настройка-Начисления-Создать

Заполняем наименование, например, Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа (отпуск).

Устанавливаем точку Результат вводится фиксированной суммой.

На закладке Средний заработок галочки не ставим.

На закладке Налоги, взносы, бухучет:

• НДФЛ не облагается, так как стоимость проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно, согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц. В данном случае, организация находится на территории, относящейся к районам Крайнего Севера.
• Страховые взносы выбираем Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих (пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
• Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ выбираем положение учитывается в расходах на отплату труда по статье и выберите пп. 7 ст. 255 НК РФ.

Провести и закрыть.

Далее документом Разовое начисление производим начисление компенсации расходов сотруднику.

Выплату можно произвести с зарплатой, авансом или в межрасчет.

Семушкина Ольга

Координатор Линии Консультации

Контакты

semo@1c-usoft.ru

+7 (495) 134-12-24